Crisis voordelen

“Never let a serious crisis go to waste” is een veelgebruikt citaat in deze tijd van COVID-19-problemen en extreem lage olie- en gasprijzen. Een uitzonderlijke situatie. Maar dit is een goede gelegenheid om eens goed te kijken naar de focus en efficiëntie van uw organisatie. Het is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. In een crisisperiode komt er veel op je af, de markt verandert en de kosten gaan door.

Tresviri is gespecialieerd in het optimaliseren van processen en het reduceren van kosten. Wij focussen ons hierbij op technische projecten en onderhoud, maar onze werkwijze werkt ook in andere sectoren. We geven wat tips & tricks over hoe we dit aanpakken.

Verbetering van processen

Eerst moet de mindset goed zijn. Je moet afstand nemen en van een afstand naar je eigen organisatie durven kijken. Definieer duidelijk waarmee je je geld verdiend, wat de hoofdprocessen en de ondersteunende processen zijn.

Het beoordelen van een proces heeft altijd 3 stappen:

1. Bepaal wat het proces toevoegd (waar dient het voor).
2. Over hoeveel schijven loopt het proces.
3. Wat gebeurd er met als het proces niet of minder (in tijd of kwaliteit) wordt uitgevoerd.

Wij raden aan altijd met het beoordelen van ondersteunende processen te beginnen. Wij geloven niet dat “ranking” van processen werkt. Punten toekennen en een beslissing nemen is meestal contra-productief. Medewerkers betrekken in het analyseren van het proces werkt altijd het beste.

Het verbeteren van de processen

Focus bij het verbeteren van de processen op verminderen van de hoeveelheid process stappen en het verminderen van de hoeveelheid schijven waarover het proces loopt. Tresviri koppelt ook de kosten van processen en realiseerbare besparingen aan de proces verbeteringen. Dit laten we in dit artikel buiten beschouwing.

Reduceren van kosten

Kosten zijn het gevolg van activiteiten die worden verricht en goederen die worden gekocht. Hierbij gaan we er vanuit dat de processen al zijn geoptimaliseerd.

De basis van kosten besparingen:

1. Relevante kennis van (ondersteunende) processen moet binnen de organisatie beschikbaar zijn, blijven of beschikbaar worden gemaakt.
2. Eigen medewerkers moeten weten dat deze besparingen geen (directe) invloed hebben op hun dienstverband.

Organisaties weten heel goed hoe hun kernmarkt werkt. De markt voor ondersteunende diensten is echter vaak een grijs gebied. Toeleveranciers bepalen hun verkoopprijs op parameters:

1. Risico
2. Marktomstandigheden
3. Afhankelijkheid van de klant

Kostprijs staat hier niet tussen. Dat is wel een randvoorwaarde voor de prijs, maar geen direct parameter.

Om de kosten te reduceren kan de organisatie actie ondernemen om het risico voor de leverancier te reduceren en de afhankelijkheid van de leverancier te verminderen. Hierbij moet natuurlijk onderscheid woden gemaakt in producten. De afhankelijkheid van Microsoft is anders dan de afhankelijkheid van een kleppenleverancier. Door de juiste keuze te maken op het gebied van risico en afhankelijkheid verbeterd de onderhandelingspositie van de organsiatie significant.

Als dit raamwerk staat kan de inkoop strategie worden opgezet en geimplementeerd. Hierbij worden met focus op continuiteit van het hoofdproces de leveranciers opnieuw besproken en vinden er ook aanbestedingen plaats in de markt.

De methodiek van het optimaliseren van processen en het reduceren van kosten is gebleken succesvol. Voor turnarounds hebben we met dit proces kostenreducties van 30% weten te realiseren, terwijl de beschikbaarheid van de installatie behouden is gebleven.

Dit is in een notedop wat Tresviri doet op het gebied van kosten besparingen. In een crisis worden bedrijven weer teruggeworpen op de uitvoerign van hun basis taken. Veel ondersteunende taken draien op halve kracht. Het blijkt dat de productie hier vaak maar beperkt last van heeft. Dit is een goed moment om te evalueren of de processen en daaruitvolgende kosten na de crisis weer op hetzelfde peil moeten worden teruggebracht.

Tresviri kan ondersteunen in dit proces.

Ardi Anker

Cost Engineer bij Tresviri Cost Engineering Solutions B.V. en gespeciliseerd in kostenbesparingstrajecten.

Tresviri is een bedrijf dat gespecialiseerd is in Cost Eningeering. Wij werken op het gebied waar techniek en kosten samenkomen. Door onze jarenlange ervaring en achtergrond hebben we een grote expertise opgebouwd.

“Never let a serious crisis go to waste” is a widely used quote in this day and age of COVID-19 issues and extremely low oil and gas prices. An exceptional situation is a good opportunity to look closely at the focus and efficiency of your activities. However, it is easier said than done. There are many things to consider in a crisis period: the market changes and the costs persist.

Tresviri is specialized in optimizing these processes and in reducing costs. We focus on technical projects and maintenance, but our working method also works in other sectors. We will now give some tips & tricks on how we do this.

Processes improvement

First, you have to set the right mindset. You have to distance yourself and look at your own organization with objective eyes. Clearly define what your profitable activity is, what are the main processes and the supporting processes.

Assessing a process always has 3 steps:

1. Determine what the process adds (what is it for).
2. How many resources the process uses.
3. What happens if the process is not carried out or is underperformed (in terms of time or quality).

We recommend that you always start by assessing your supporting processes. However, we do not believe that the method of “ranking” processes works. Because awarding points and making a decision is usually counter-productive. On the other hand, involving employees in analyzing the process always works best.

Improving the processes

When improving processes, focus on reducing the amount of process steps and on reducing the amount of resources the process is running on. Tresviri also relates the costs of process and the realizable savings to process improvements. However, we will not discuss this in the present article.

Reducing costs

Costs are the result of performed activities and purchased goods. At this stage, we assume that the processes have already been optimized.

The basis of cost savings are:

1. Relevant knowledge of (supporting) processes must be, remain or become available within the organization.
2. Employees should be aware that these savings have no (direct) influence on their employment contract.

Organizations know very well how their core market works. However, the market of support services is often a grey area. Suppliers determine their sales price on the following parameters:

1. Risk
2. Market conditions
3. Dependence on the customers

Price is a cost that is not listed here. That is a precondition for the price, but not a direct parameter.

To reduce costs, the organization can take actions to reduce the risk to the supplier and reduce the dependence on the supplier. Naturally, a distinction must be made between the purchased products. Microsoft’s dependence is different from the dependency on a valve supplier. But, by making the right choice in terms of risk and dependence, the negotiating position of the organization improves significantly. 

Once this framework is in place, the purchasing strategy can be set up and implemented. With focus on the continuity of the main process, the suppliers are evaluated again, and tenders are offered in the market as well.

The method of optimizing processes and reducing costs has proven successful. Using this method for turnarounds, we have been able to achieve cost reductions of 30%, while maintaining the availability of the installation.

In a nutshell, this is what Tresviri does in terms of cost savings. In a crisis, companies are thrown back to considering the performance of their basic tasks. Many support tasks run at half strength and it appears that production often suffers from this to a limited extent. As such, now is a good time to evaluate whether processes and subsequent costs should be brought back to the same level after the crisis.

Tresviri can assist in this process.

Ardi Anker

Cost Engineer at Tresviri Cost Engineering Solutions B.V. and specialized in cost savings processes.

Tresviri is a company that specializes in Cost Engineering. We work in the area where technology and costs come together and through our years of experience and background we have built up a great expertise.