“Never let a serious crisis go to waste” is een veelgebruikt citaat in deze tijd van COVID-19-problemen en extreem lage olie- en gasprijzen. Een uitzonderlijke situatie. Maar dit is een goede gelegenheid om eens goed te kijken naar de focus en efficiëntie van uw organisatie. Het is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. In een crisisperiode komt er veel op je af, de markt verandert en de kosten gaan door.
Tresviri is gespecialieerd in het optimaliseren van processen en het reduceren van kosten. Wij focussen ons hierbij op technische projecten en onderhoud, maar onze werkwijze werkt ook in andere sectoren. We geven wat tips & tricks over hoe we dit aanpakken.
Verbetering van processen
Eerst moet de mindset goed zijn. Je moet afstand nemen en van een afstand naar je eigen organisatie durven kijken. Definieer duidelijk waarmee je je geld verdiend, wat de hoofdprocessen en de ondersteunende processen zijn.
Het beoordelen van een proces heeft altijd 3 stappen:
- Bepaal wat het proces toevoegd (waar dient het voor).
- Over hoeveel schijven loopt het proces.
- Wat gebeurd er met als het proces niet of minder (in tijd of kwaliteit) wordt uitgevoerd.
Wij raden aan altijd met het beoordelen van ondersteunende processen te beginnen. Wij geloven niet dat “ranking” van processen werkt. Punten toekennen en een beslissing nemen is meestal contra-productief. Medewerkers betrekken in het analyseren van het proces werkt altijd het beste.
Het verbeteren van de processen
Focus bij het verbeteren van de processen op verminderen van de hoeveelheid process stappen en het verminderen van de hoeveelheid schijven waarover het proces loopt. Tresviri koppelt ook de kosten van processen en realiseerbare besparingen aan de proces verbeteringen. Dit laten we in dit artikel buiten beschouwing.
Reduceren van kosten
Kosten zijn het gevolg van activiteiten die worden verricht en goederen die worden gekocht. Hierbij gaan we er vanuit dat de processen al zijn geoptimaliseerd.
De basis van kosten besparingen:
- Relevante kennis van (ondersteunende) processen moet binnen de organisatie beschikbaar zijn, blijven of beschikbaar worden gemaakt.
- Eigen medewerkers moeten weten dat deze besparingen geen (directe) invloed hebben op hun dienstverband.
Organisaties weten heel goed hoe hun kernmarkt werkt. De markt voor ondersteunende diensten is echter vaak een grijs gebied. Toeleveranciers bepalen hun verkoopprijs op parameters:
- Risico
- Marktomstandigheden
- Afhankelijkheid van de klant
Kostprijs staat hier niet tussen. Dat is wel een randvoorwaarde voor de prijs, maar geen direct parameter.
Om de kosten te reduceren kan de organisatie actie ondernemen om het risico voor de leverancier te reduceren en de afhankelijkheid van de leverancier te verminderen. Hierbij moet natuurlijk onderscheid woden gemaakt in producten. De afhankelijkheid van Microsoft is anders dan de afhankelijkheid van een kleppenleverancier. Door de juiste keuze te maken op het gebied van risico en afhankelijkheid verbeterd de onderhandelingspositie van de organsiatie significant.
Als dit raamwerk staat kan de inkoop strategie worden opgezet en geimplementeerd. Hierbij worden met focus op continuiteit van het hoofdproces de leveranciers opnieuw besproken en vinden er ook aanbestedingen plaats in de markt.
De methodiek van het optimaliseren van processen en het reduceren van kosten is gebleken succesvol. Voor turnarounds hebben we met dit proces kostenreducties van 30% weten te realiseren, terwijl de beschikbaarheid van de installatie behouden is gebleven.
Dit is in een notedop wat Tresviri doet op het gebied van kosten besparingen. In een crisis worden bedrijven weer teruggeworpen op de uitvoerign van hun basis taken. Veel ondersteunende taken draien op halve kracht. Het blijkt dat de productie hier vaak maar beperkt last van heeft. Dit is een goed moment om te evalueren of de processen en daaruitvolgende kosten na de crisis weer op hetzelfde peil moeten worden teruggebracht.
Tresviri kan ondersteunen in dit proces.
Ardi Anker
Cost Engineer bij Tresviri Cost Engineering Solutions B.V. en gespeciliseerd in kostenbesparingstrajecten.
Tresviri is een bedrijf dat gespecialiseerd is in Cost Eningeering. Wij werken op het gebied waar techniek en kosten samenkomen. Door onze jarenlange ervaring en achtergrond hebben we een grote expertise opgebouwd.
